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【办案实务】施工企业如何正确邮寄方索赔报告等重要文件?

在建设工程领域中,发包人拒收施工企业现场递送的索赔报告、结算单、联系单、催款函的情况屡见不鲜,施工企业从而选择邮寄送达上述重要文件。但由于对证据链完整性的疏忽和把握不当,在邮寄催款函等重要文件时,因选取快递单位不当、操作不规范等原因造成施工企业无法证明向对方邮寄了催款函等重要文件,无法证明邮件的具体内容,可能导致权利丧失或错过诉讼时效。那么对于施工企业而言,应当如何邮寄催款函等重要文件呢?
 

 

一、邮寄送达的注意事项

 

01 快递单位的选取

 

企业在向相对方送达重要文件时,出于固定证据的考虑,应首选中国邮政(EMS)特快专递服务进行寄件。结合最高人民法院《关于债权人在保证期间以特快专递向保证人发出逾期贷款催收通知书但缺乏保证人对邮件签收或拒收的证据能否认定债权人向保证人主张权利的请示的复函》【(2003)民二他字第6号】以及相关司法裁判案例,企业发送信件应首选邮局的特快专递向对方发出重要文件,选取非邮局如顺丰、圆通、中通邮寄送达文件的,其法律效力存在被法院否定的风险。

 

02 快递面单的填写

 

快递面单是证明邮寄过程的核心证据,面单的规范填写可以免去后期不少的证明工作,依据面单就可证明企业向特定相对方邮寄了特定的文件、资料,并产生相对应的法律效果。

寄件信息栏



收件信息栏

内件品名

内件品名填写的要求是让收件人仅看“内容品名”就能清楚知晓邮寄的具体内容,并知悉寄件人寄送该文件资料的目的,如此以来若后期发生纠纷快递面单也可证明邮寄的具体内容。

 

03 邮寄记录的保存

 

1.保留寄出文件的原件

公司应当对寄出的重要文书均保留原件,便于日后能够查阅当时邮寄的文件内容。

2.保留EMS面单第三联(寄件人留存联)原件

3.查询打印邮寄记录

在邮件寄出后,公司应及时通过“全球邮政特快专递”网站(网址:http://www.ems.com.cn/)对邮件进行实时跟踪,以了解邮件的投递情况。并在邮件送达之后将详单页面打印并存档(EMS查询记录一般最多保存一年)。

4.要求回单服务并加盖邮戳

通常在邮局寄送EMS时会加盖邮戳证明实际邮寄时间,但目前大部分公司都是通过EMS邮递员上门收件的方式进行寄送,故可要求EMS邮递员在寄出后提供加盖邮戳的回单。

5.妥善保管收件方拒收的邮件

对于收件方拒收的邮件,邮局返回的邮件会有一份回单注明退还原因(如:拒收、地址错误等),对于注明“拒收”的邮件,应当妥善保存邮件原件,并勿拆封,日后有可能作为有效证据。

 

04 其他注意事项

 

企业在邮寄非常重要的文件时或者因邮寄内容的特殊性无法在内件品名列明邮件内容,也可选取公证的方式进行邮寄,由公证员对邮寄全过程进行公证,达到保全证据的效果。

二、邮寄送达的裁判规则

 

裁判规则1】采取非邮局的方式向对方寄送邮件,若不能证明邮件到达或者应当到达对方的,面临诉讼时效不能中断的法律风险。

【法        院】最高人民法院

案        号】(2015)民申字第134号

争议焦点

丹阳农行作为债权人通过顺丰公司向债务人寄送邮件,是否发生中断诉讼时效的法律效果?

裁判要旨

本院认为,丹阳农行申请再审的法律依据主要是法释(2008)11号第十条的规定和(2003)民二他字第6号答复。根据法释(2008)11号第十条第二项的规定,当事人一方以发送信件或者数据电文方式主张权利,信件或者数据电文到达或者应当到达对方当事人的,应当认定为民法通则第一百四十条规定的“当事人一方提出要求”,产生诉讼时效中断的效力。

(2003)民二他字第6号答复主要内容为:债权人通过邮局以特快专递的方式向保证人发出逾期贷款催收通知书,在债权人能够提供特快专递邮件存根及内容的情况下,除非保证人有相反证据推翻债权人所提供的证据,应当认定债权人向保证人主张了权利。

丹阳农行主张其于2009年4月1日、2010年12月28日、2012年11月20日通过信件向八宝酒公司主张了债权,并提交了相应的证据。其2009年4月1日向八宝酒公司主张债权是通过顺丰公司寄送邮件,其证据为顺丰公司的寄件存根。该证据能够证明丹阳农行已将邮件交邮,但是不能证明邮件到达或者应当到达八宝酒公司。

2003)民二他字第6号规定的邮寄方式是特定的,即通过邮局的特快专递。顺丰公司并非邮局,仅是一般快递公司。丹阳农行应提供邮件回执等证据证明邮件已经到达八宝酒公司,但是丹阳农行并未提交。二审判决认为丹阳农行未有效催收债权,不产生诉讼时效中断的效力,不属于适用法律确有错误。无论八宝酒公司当时的营业状态如何,因丹阳农行的证据尚不能证明其已经送达了催收信件,原审认定八宝酒公司营业状态是否缺乏证据证明并不影响案件的审理结果。故本院对丹阳农行的第二个再审申请理由不再审查。

 

 

【裁判规则2】债权人主张以邮寄方式向保证人主张权利,快递单虽为复印件,但邮寄面单中载明了邮件单号、收件人为保证人、内件品名显示催收债权等内容,并提供了与上述单号相同的快递查询记录,相互印证形成了完整的证据链,足以证明债权人在保证期间内向保证人主张了权利。

【法        院】最高人民法院

【案       号】(2019)最高法民申2786号

【争议焦点】

债权人通过邮寄向保证人主张权利,提供的邮递单为复印件能否证明已向保证人送达了催款通知?

【裁判要旨】

本院经审查认为,本案原审期间,长城公司提供的快递单首页复印件载明,2013年4月18日发出的快递单号为10xxx79101号邮件,收件人是铁岭担保公司的法定代表人孟彬,内件品名标注为“关于催收辽宁建贺无缝钢管有限责任公司……",

该证据虽为复印件,但与同单号的快递查询记录能够相互印证,形成完整的证据链条,证明中国银行股份有限公司铁岭分行向铁岭担保公司通过邮政快递的方式,在保证期间内向铁岭担保公司主张了权利。二审法院对此二份证据予以采信,进而认定铁岭担保公司应当对建贺公司债务承担连带保证责任并无不当。

 


撰稿:董树婷

审核校对:孟庆贺

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